Production Coordinator chịu trách nhiệm điều phối, theo dõi và triển khai các hạng mục sản xuất, hậu cần và vận hành phục vụ các chương trình, sự kiện của công ty.
Vị trí đóng vai trò là đầu mối phối hợp giữa Production, các phòng ban nội bộ, nhà cung cấp, đối tác và các đơn vị vận hành, đảm bảo các hạng mục được triển khai đúng yêu cầu, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
Production Coordinator cần có khả năng theo sát công việc từ giai đoạn chuẩn bị – sản xuất – vận chuyển – triển khai onsite – thu hồi – quyết toán, đồng thời chủ động xử lý và báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Phối hợp triển khai các hạng mục sản xuất phục vụ chương trình và sự kiện theo phân công.
Tiếp nhận brief, xác định yêu cầu sản xuất và phối hợp với các bên liên quan để triển khai.
Theo dõi tiến độ các hạng mục từ khi đặt hàng đến khi hoàn thiện và bàn giao.
Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để lấy báo giá, mẫu, xác nhận thông số và theo dõi tiến độ.
Kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa khi nhận từ nhà cung cấp.
Theo dõi và cập nhật tiến độ sản xuất theo timeline của từng chương trình.
Phối hợp triển khai các hạng mục in ấn, giấy tờ, vật phẩm, POSM, signage và các vật dụng phục vụ sự kiện.
Phối hợp triển khai các hạng mục áo, cờ, vật phẩm may mặc và merchandise, bao gồm:
Lấy mẫu và kiểm tra mẫu.
Chốt chất liệu, màu sắc, kích thước và size.
Tổng hợp và kiểm soát số lượng.
Theo dõi tiến độ sản xuất.
Kiểm tra thành phẩm.
Tổ chức giao nhận và bàn giao.
Phối hợp với các đơn vị sản xuất huy chương trong nước và quốc tế, bao gồm:
Tiếp nhận và triển khai brief.
Theo dõi thiết kế và mẫu.
Phối hợp xác nhận khuôn, chất liệu, kích thước và hoàn thiện.
Kiểm soát số lượng.
Theo dõi timeline sản xuất và vận chuyển.
Kiểm tra và nghiệm thu thành phẩm.
Theo dõi các hạng mục sản xuất trước, trong và sau chương trình.
Chủ động cập nhật tình trạng công việc, cảnh báo rủi ro và báo cáo các vấn đề phát sinh cho Trưởng phòng Sản xuất.
Ăn uống / Catering:
Tổng hợp nhu cầu ăn uống của nhân sự, vận động viên, khách mời, đối tác, nghệ sĩ và các lực lượng tham gia chương trình.
Phối hợp với các phòng ban để xác nhận số lượng, thời gian, địa điểm và các yêu cầu đặc thù.
Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ catering/F&B để lấy báo giá, đặt dịch vụ và điều phối thực hiện.
Theo dõi số lượng thực tế trong quá trình chương trình diễn ra.
Kiểm soát việc cung cấp dịch vụ theo đúng số lượng, thời gian và yêu cầu đã thống nhất.
Xử lý và báo cáo các vấn đề phát sinh liên quan đến dịch vụ ăn uống.
Lưu trú / Accommodation:
Tổng hợp nhu cầu lưu trú của nhân sự, khách mời, nghệ sĩ, đối tác và các lực lượng tham gia chương trình.
Phối hợp với các phòng ban để xác nhận số lượng phòng, loại phòng và thời gian lưu trú.
Làm việc với khách sạn/đơn vị cung cấp dịch vụ để lấy báo giá và đặt phòng.
Quản lý danh sách lưu trú và các thông tin liên quan.
Theo dõi quá trình check-in / check-out.
Phối hợp xử lý các phát sinh về phòng, thời gian lưu trú và các dịch vụ liên quan.
Di chuyển / Transportation:
Tổng hợp và điều phối nhu cầu di chuyển phục vụ chương trình.
Phối hợp đặt xe, sắp xếp lịch trình và điều phối phương tiện theo kế hoạch.
Theo dõi việc đón/trả khách, nhân sự, nghệ sĩ và các đối tượng liên quan.
Xử lý các phát sinh liên quan đến phương tiện và lịch trình di chuyển.
Các dịch vụ hậu cần khác:
Phối hợp đặt và điều phối các dịch vụ hậu cần khác theo yêu cầu của chương trình.
Lập và cập nhật danh sách sử dụng dịch vụ.
Theo dõi số lượng, thời gian sử dụng và tình trạng cung cấp dịch vụ.
Lập dự toán chi phí đối với các hạng mục ăn uống, lưu trú, di chuyển và dịch vụ được phân công.
Theo dõi chi phí thực tế và báo cáo các khoản phát sinh ngoài kế hoạch.
Tiếp nhận, kiểm đếm và sắp xếp vật tư, hàng hóa tại kho.
Quản lý và cập nhật tình trạng nhập – xuất – tồn.
Theo dõi vật tư theo từng chương trình/dự án.
Phân loại và sắp xếp hàng hóa đảm bảo dễ kiểm soát và thuận tiện khi xuất kho.
Phối hợp với các phòng ban để xác định nhu cầu sử dụng và bổ sung vật tư.
Thực hiện kiểm kê vật tư: Trước chương trình, trong chương trình và sau chương trình.
Kiểm tra tình trạng hàng hóa, phát hiện các trường hợp thiếu hụt, hư hỏng hoặc chênh lệch số lượng.
Đảm bảo hàng hóa được bàn giao đúng số lượng, đúng thời điểm và đúng mục đích sử dụng.
Cập nhật và lưu trữ các biểu mẫu, danh sách và hồ sơ liên quan đến kho.
Lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa dựa trên tính chất hàng hóa, địa điểm, khối lượng và timeline của từng chương trình.
Xác định nhu cầu phương tiện và phối hợp đặt xe phù hợp.
Làm việc với các đơn vị vận chuyển để: lấy báo giá, đặt phương tiện, xác nhận lịch trình, điều phối giao nhận, theo dõi quá trình vận chuyển.
Phối hợp với bộ phận Kinh doanh và các phòng ban liên quan để xác nhận số lượng hàng hóa cần vận chuyển.
Theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa trước, trong và sau chương trình.
Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa khi giao nhận.
Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Phối hợp tổ chức vận chuyển hàng hóa, vật tư, POSM, merchandise và các thiết bị phục vụ chương trình đến/đi từ địa điểm tổ chức.
Phối hợp với Trưởng phòng Sản xuất trong việc lập và theo dõi ngân sách các hạng mục được phân công.
Thu thập và quản lý báo giá từ nhà cung cấp.
Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách được duyệt.
Kiểm tra và đối chiếu: Báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn, chứng từ, số lượng thực tế, chi phí thực tế.
Theo dõi hồ sơ thanh toán của nhà cung cấp.
Phối hợp xử lý các trường hợp thiếu chứng từ, sai thông tin hoặc chưa phù hợp với quy trình thanh toán.
Tổng hợp chi phí và hỗ trợ quyết toán các hạng mục được phân công.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ và tài liệu theo từng chương trình/dự án.
Tham gia triển khai và vận hành chương trình tại hiện trường theo phân công.
Kiểm tra tình trạng các hạng mục trước thời điểm chương trình bắt đầu.
Phối hợp với các bộ phận, vendor và nhà cung cấp trong quá trình setup, vận hành và dismantle.
Theo dõi việc giao nhận, phân bổ và sử dụng vật tư tại onsite.
Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh trong phạm vi được giao.
Báo cáo kịp thời các vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, chi phí hoặc an toàn vận hành.
Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong quá trình vận hành chương trình.
Thực hiện công tác onsite tại TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh/thành phố khác theo yêu cầu dự án.
Phối hợp khảo sát địa điểm tổ chức, nhà cung cấp và các hạng mục liên quan.
Thực hiện các chuyến công tác phục vụ chương trình/dự án.
Hỗ trợ các phòng ban trong quá trình chuẩn bị và triển khai sự kiện.
Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng Sản xuất.
Chủ động đề xuất phương án xử lý và cải thiện quy trình khi phát sinh vấn đề.
Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng của vị trí và yêu cầu của dự án.
| Nhóm | Tiêu chí đánh giá |
| Tiến độ | Các hạng mục được triển khai đúng timeline và deadline |
| Chất lượng sản xuất | Đúng brief, đúng mẫu, đúng quy cách, đúng chất lượng |
| Số lượng | Hàng hóa/vật tư được kiểm soát chính xác, hạn chế sai lệch |
| Logistics | Dịch vụ hậu cần được chuẩn bị đầy đủ và đúng yêu cầu |
| Kho vận | Kiểm soát chính xác tình trạng nhập – xuất – tồn |
| Vận chuyển | Hàng hóa giao nhận đúng thời gian, địa điểm và số lượng |
| Chi phí | Kiểm soát chi phí trong phạm vi ngân sách được phê duyệt |
| Chứng từ | Hồ sơ, hóa đơn và chứng từ đầy đủ, chính xác, đúng quy trình |
| Vendor Management | Phối hợp hiệu quả, theo sát tiến độ và chất lượng nhà cung cấp |
| Onsite Operation | Đảm bảo các hạng mục được triển khai đúng kế hoạch tại hiện trường |
| Problem Solving | Chủ động phát hiện, xử lý và báo cáo vấn đề kịp thời |
| Teamwork | Phối hợp hiệu quả với các phòng ban và đối tác |
Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm ở một trong các lĩnh vực: Event Production, Event Operations, Logistics, Event Coordinator, Project Coordinator, Production Coordinator hoặc các vị trí tương đương.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong:
Sports Event / Running Event
Music Festival
Corporate Event
Activation / Brand Event
Event Production quy mô lớn
Ưu tiên ứng viên đã từng trực tiếp làm việc với vendor, supplier, đơn vị vận chuyển, khách sạn và các đơn vị sản xuất.
Có khả năng lập kế hoạch và theo dõi nhiều đầu việc song song.
Có khả năng quản lý timeline và deadline.
Có kỹ năng làm việc, đàm phán và theo dõi nhà cung cấp.
Có khả năng quản lý số lượng, danh sách và dữ liệu.
Sử dụng tốt Microsoft Excel / Google Sheets / Google Drive.
Có khả năng đọc hiểu brief, quotation và các yêu cầu sản xuất cơ bản.
Có khả năng kiểm soát chi phí và theo dõi ngân sách ở mức cơ bản.
Có kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề.
Có khả năng giao tiếp và phối hợp với nhiều bên trong cùng một dự án.
Có khả năng làm việc trong môi trường có timeline gấp và áp lực cao.
Tỉ mỉ, chủ động, trách nhiệm và có tinh thần ownership.
Tư duy thực tế, nhanh nhạy và linh hoạt trong xử lý công việc.
Có khả năng chịu áp lực và thích nghi với môi trường sự kiện.
Có tinh thần teamwork và sẵn sàng hỗ trợ đồng đội.
Chủ động cập nhật tình trạng công việc, không chờ được nhắc việc.
Sẵn sàng đi công tác, làm việc ngoài giờ và onsite theo yêu cầu chương trình.
Có sức khỏe tốt và khả năng làm việc trong môi trường vận hành sự kiện.
Thu nhập cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
Tham gia trực tiếp vào quá trình triển khai các sự kiện thể thao, running event, âm nhạc và các chương trình quy mô lớn.
Có cơ hội làm việc trong môi trường Production thực tế, tiếp xúc trực tiếp với nhiều loại hình sản xuất và vận hành sự kiện.
Được làm việc với hệ thống vendor, supplier, production partner và các đối tác trong ngành.
Có cơ hội tham gia các dự án tại nhiều tỉnh/thành phố.
Phát triển chuyên môn theo lộ trình: Production Coordinator → Senior Production → Production Supervisor / Production Executive.
Môi trường làm việc năng động, đề cao tính chủ động, trách nhiệm và khả năng giải quyết vấn đề.
Các chế độ khác theo chính sách của công ty.
Nhân sự có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, vận hành, quy trình nội bộ, dữ liệu chương trình, đối tác, nhà cung cấp, chi phí, báo giá và các thông tin kinh doanh của công ty trong quá trình làm việc và sau khi chấm dứt hợp tác.
Không tự ý cung cấp, chia sẻ, sao chép, sử dụng hoặc phát tán các thông tin, tài liệu và dữ liệu nội bộ cho bên thứ ba khi chưa được sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Tuân thủ các quy định và chính sách bảo mật thông tin của công ty trong suốt quá trình làm việc.
Vị trí: Production Coordinator
Bộ phận: Production
Địa điểm: Nguyễn Thị Minh Khai – P.Sài Gòn – TP. Hồ Chí Minh
Loại hình: Full-time
Cách thức ứng tuyển: Ứng viên gửi CV về bộ phận Tuyển dụng theo thông tin tuyển dụng của công ty.
Tiêu đề email: PRODUCTION COORDINATOR – HỌ VÀ TÊN
Đây là vị trí Production thực chiến, yêu cầu ứng viên có khả năng theo sát công việc từ khâu chuẩn bị đến triển khai thực tế tại hiện trường.
Ứng viên cần sẵn sàng với đặc thù ngành sự kiện: timeline gấp, nhiều đầu việc song song, thường xuyên làm việc với vendor/đối tác, đi công tác và làm việc ngoài giờ hoặc onsite khi chương trình yêu cầu.
